Offertes en prijzen
Een offerte die wordt goedgekeurd
Wat er verplicht in hoort, welke twee onderdelen het vaakst worden vergeten, en waarom de prijs niet op de laatste pagina moet staan.
Leestijd ongeveer 6 minuten
Een offerte is geen prijsopgave
De meeste offertes die niet worden goedgekeurd, zijn niet te duur. Ze roepen vragen op. En een vraag die de klant niet kan beantwoorden, leidt zelden tot een telefoontje — hij legt het stuk weg om er later op terug te komen, en dat moment komt niet.
De taak van een offerte is dus niet overtuigen maar twijfel wegnemen. Alles wat de lezer moet uitzoeken, is een reden om het uit te stellen.
Wat erin hoort
De KVK noemt de onderdelen die in elke offerte thuishoren. Die lijst is kort en de moeite van het aflopen waard:
- Je eigen gegevens, inclusief KvK-nummer en btw-nummer.
- De gegevens van de klant, met de naam van degene die beslist — niet van degene die het aanvraagformulier invulde.
- Een omschrijving van het werk, zo concreet dat je er over drie maanden samen nog hetzelfde onder verstaat.
- De kosten, met btw erbij of expliciet ervan uitgesloten.
- De voorwaarden die gelden.
- De geldigheidsduur.
- Hoe hij akkoord geeft.
De twee die het vaakst ontbreken
Dat zijn de laatste twee, en het zijn uitgerekend de twee die het meeste doen.
De geldigheidsduur geeft je een natuurlijke reden om terug te komen. “Je offerte loopt vrijdag af, zal ik hem verlengen?” is een vraag waar niemand zich aan stoort, en hij levert vaak alsnog een antwoord op. Zonder einddatum heb je alleen “heb je al besloten?”, en dat legt de last bij hem.
De akkoordroute haalt de laatste drempel weg. Eén zin is genoeg: *“Akkoord? Mail dit document terug met ‘akkoord’ erbij, dan plannen we de start in.”* Zonder die zin moet de klant zelf bedenken wat hij nu moet doen, en dat kost precies genoeg energie om het uit te stellen.
Waar de prijs staat
Niet helemaal achteraan. De lezer scrolt er toch als eerste heen, en als hij daarvoor door vier pagina's moet, leest hij de rest niet meer — hij is dan al bezig met het bedrag.
Werkbaar: een korte samenvatting bovenaan met wat je gaat doen en wat het kost, en daarna de uitwerking. Dan leest iemand die snel wil het eerste stuk, en iemand die het precies wil weten leest door.
Zet er ook bij waarom het bedrag is wat het is. Niet als verdediging, maar als uitleg: wat zit erin, wat niet, en wat er gebeurt als het werk uitloopt. Een prijs zonder uitleg is alleen maar een getal om mee te vergelijken.
Hoe lang je hem geldig laat zijn
Twee tot vier weken past bij de meeste MKB-verkopen. Korter voelt als druk, langer haalt de reden weg om er iets mee te doen.
Kies een termijn die past bij hoe de klant beslist. Moet er een directievergadering overheen die eens per maand is, dan is twee weken onhandig — dat hoor je alleen als je het vraagt vóór je de offerte maakt.
Wat je vastlegt bij het versturen
Op het moment dat de offerte eruit gaat: het bedrag, de geldigheidsdatum, en wanneer je terugbelt. Die drie, en een taak met een datum.
Daarmee is het stuk werk af. Wat er daarna gebeurt — en dat is waar de meeste omzet verdwijnt — staat in het stuk over opvolgen na de offerte.