Betalingstermijnen, en wat je doet als er niet betaald wordt

Zorg dat de factuur klopt

De meest voorkomende reden dat een factuur blijft liggen, is niet onwil. Het is dat hij ergens is blijven hangen: bij de verkeerde persoon, zonder inkoopnummer, of met een omschrijving die de administratie niet kan plaatsen.

Vraag bij grotere klanten vooraf hoe hun facturatie werkt. Naar welk adres, met welke referentie, en wie hem moet goedkeuren. Dat ene telefoontje voorkomt meer achterstand dan welke herinnering ook.

Waar je recht op hebt bij te late betaling

Als de termijn is verstreken, heb je drie dingen te goed. Dit is geen onderhandeling — het staat in de wet.

• Wettelijke rente over de periode dat er niet betaald is. Voor handelstransacties geldt een hoger percentage dan voor consumenten.
• Een standaardvergoeding van € 40 voor incassokosten, zonder dat je hoeft aan te tonen dat je die hebt gemaakt.
• Vergoeding van kosten die je daarboven daadwerkelijk maakt.

Eén voorwaarde: je moet het wel aankondigen. Zet op je factuur dat je bij overschrijding wettelijke rente berekent, of meld het in je eerste herinnering. Achteraf rente in rekening brengen zonder dat je het ooit hebt gezegd, werkt niet.

Een stappenplan dat de relatie heel laat

Dit is de kern: de eerste stappen zijn geen incasso maar service. Wie meteen juridisch wordt, verliest een klant om een factuur die vaak gewoon was blijven liggen.

1. Dag 1 na de termijn: bellen, niet mailen. Vriendelijk en feitelijk: “ik zie dat factuur 2026-114 nog openstaat, klopt er iets niet?” In de helft van de gevallen is er een praktische reden en is het binnen een week geregeld.
2. Dag 7: schriftelijke herinnering. Met het factuurnummer, het bedrag, een nieuwe datum, en de aankondiging dat je daarna rente en kosten in rekening brengt.
3. Dag 14: aanmaning met een harde datum. Dit is het moment waarop de toon verandert. Noem een concrete datum en wat er daarna gebeurt.
4. Daarna: incasso of rechter. Een incassobureau kost een deel van je vordering; voor kleinere bedragen is de kantonrechter soms praktischer. Bij allebei geldt: je hebt je schriftelijke stappen nodig als bewijs.

Leg het vast bij de klant

Elke herinnering, elk telefoontje en elke toezegging hoort in het dossier. Drie regels per keer, met de datum.

Dat heb je om twee redenen nodig. Praktisch: als het tot incasso komt, moet je kunnen laten zien wat je hebt gedaan en wanneer. En bedrijfsmatig: na een jaar zie je welke klanten structureel te laat betalen, en dat is informatie die in je volgende offerte thuishoort — bijvoorbeeld als kortere termijn of als vooruitbetaling.

Voorkomen is grotendeels afspreken

Drie dingen die het meeste schelen en die je in de offerte regelt, niet achteraf.

Zeg wanneer je factureert. Bij oplevering, in termijnen, of vooraf. Een klant die dat vooraf weet, heeft zijn budget erop ingericht.

Vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling. Dertig procent bij aanvang is in veel branches normaal en haalt het grootste risico weg.

Zet je betalingstermijn in je offerte én op je factuur. Niet alleen in je algemene voorwaarden — daar leest niemand ze. Wat erin hoort staat in het stuk over een offerte maken.

Dit is uitleg, geen juridisch advies

Gaat het om een groot bedrag, om een klant die failliet dreigt te gaan, of om een discussie over de opdracht zelf — leg het dan voor aan een jurist. De bedragen en termijnen hierboven zijn de hoofdregels; er zijn uitzonderingen die per situatie verschillen.