Was Sie nach einem Gespräch aufschreiben — und was nicht

Drei Zeilen, kein Protokoll

Ein Protokoll schreibt man einmal und danach nie wieder, weil es zwanzig Minuten dauert. Drei Zeilen dauern zwei Minuten, und die schreibt man auch beim dreißigsten Mal noch.

Was hineingehört:

1. Was derjenige gesagt hat, das Sie nicht wussten. Nicht, was Sie erzählt haben — das wissen Sie noch.
2. Was sich entschieden hat, oder wer entscheidet. „Herr Weber entscheidet, nicht sie“ ist eine Zeile, die in sechs Wochen Gold wert ist.
3. Worüber wir gesprochen haben, das nichts mit dem Geschäft zu tun hatte. Der Umbau, die Tochter im Studium, der Marathon. Beim nächsten Anruf haben Sie damit einen Einstieg, den niemand nachmachen kann.

Und dann der Teil, den die meisten überspringen

Die vierte Zeile ist eigentlich keine Notiz, sondern eine Aufgabe, und sie ist die wichtigste von allen: was passiert als nächstes, wer macht es, und an welchem Tag.

Notizen ohne nächsten Schritt sind ein Archiv. Sie werden irgendwann gelesen, wenn jemand sucht, und sie bewegen von sich aus nichts. Ein nächster Schritt mit einem Datum bewegt etwas, weil er Ihnen am Donnerstag in den Weg kommt.

Legen Sie ihn an, bevor Sie das Fenster schließen. Nicht nachher — nachher kommt der nächste Anruf.

Was Sie besser weglassen

Notizen über Menschen sind personenbezogene Daten, auch die beiläufigen. Zwei Folgen davon, und die zweite überrascht die meisten:

Sie sollen nur enthalten, was Sie brauchen. Das ist der Grundsatz der Datenminimierung aus Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO, und er ist in der Praxis keine Last, sondern ein Filter: brauche ich das, um morgen besser zu arbeiten?

Und derjenige kann eine Kopie verlangen. Art. 15 DSGVO gibt jeder betroffenen Person das Recht auf Auskunft über die zu ihr gespeicherten Daten, und dazu gehört Ihre Notiz. Daraus folgt die beste Faustregel, die es für diesen Punkt gibt: schreiben Sie nichts, was Sie ihm nicht vorlesen würden.

Das heißt nicht, dass Sie nur Nettes schreiben dürfen. „Reagiert nicht auf E-Mails, telefonisch gut erreichbar“ ist eine nützliche Beobachtung und völlig unproblematisch. „Unangenehmer Typ“ ist keine Beobachtung, sondern ein Urteil, und es hilft niemandem — am wenigsten dem Kollegen, der ihn im nächsten Jahr übernimmt.

Wann Sie es machen

Direkt nach dem Gespräch. Nicht am Ende des Tages, und auf keinen Fall am Freitag für die ganze Woche — dann wird es ein Protokoll aus dem Gedächtnis, und das ist schlechter als nichts, weil es falsch sein kann.

Wenn Sie viel unterwegs sind, sprechen Sie es im Auto auf und schreiben es abends um. Oder tippen Sie es mit drei Fehlern aufs Handy; eine Notiz mit Tippfehlern ist unendlich viel besser als eine, die nicht existiert.

Ein Beispiel

So sieht es aus, wenn es gut ist — vier Zeilen, zwei Minuten:

• Zwei Standorte, der zweite kam im Frühjahr dazu. Die Abläufe sind dort noch nicht dieselben.
• Sie bereitet vor, Herr Weber entscheidet. Budget wird im November für das nächste Jahr festgelegt.
• Letztes Angebot von einem Mitbewerber lag bei etwa 4.000 Euro netto, hat sie von sich aus gesagt.
• Nächster Schritt: Angebot für beide Standorte bis Freitag, dann Anruf am Dienstag drauf. Ich.

Das ist keine schöne Dokumentation. Es ist eine nützliche — und in sechs Wochen ist es der Unterschied zwischen einem Anruf mit Inhalt und einem „ich wollte mich mal melden“.