Mag je deze mail versturen?

De uitzondering die de meeste MKB'ers nodig hebben

Er is één uitzondering, en die is ruim genoeg voor de meeste praktijksituaties: aan bestaande klanten mag je mailen over soortgelijke producten of diensten, ook zonder dat ze zich hebben aangemeld.

Drie voorwaarden horen daarbij. Het moet gaan om iemand die daadwerkelijk klant is geweest. Het moet over vergelijkbaar werk gaan — een installateur mag zijn onderhoudsabonnement aanbieden, niet een vakantiehuis. En er moet in elke mail een eenvoudige manier staan om zich af te melden.

Dat laatste geldt ook op het moment dat je het adres krijgt: je moet dan al de mogelijkheid bieden om bezwaar te maken.

Geldt dit ook zakelijk?

Ja. Dit is de meest voorkomende misvatting: dat de spamregels alleen over consumenten gaan. Ze gelden ook voor mail aan zakelijke adressen.

Wat wél verschilt is bellen. Het Bel-me-niet-register ging over consumenten; voor zakelijke nummers geldt dat niet. Dat verklaart waarom bellen voor veel MKB-verkoop praktischer is dan een mailcampagne — zie het stuk over koude acquisitie.

Een algemeen bedrijfsadres zoals info@ ligt losser dan een persoonlijk adres, omdat daar geen persoonsgegeven in zit. Maar de spamregels gaan over de mail, niet alleen over de persoonsgegevens, dus reken je daar niet rijk aan.

Wat er in elke mail moet staan

Vier dingen, en ze zijn geen van alle ingewikkeld:

1. Wie je bent. Je bedrijfsnaam en een adres waarop je bereikbaar bent. Geen no-reply zonder alternatief.
2. Waarom hij dit krijgt. Eén zin is genoeg: “je ontvangt dit omdat je klant bij ons bent” of “omdat je je hebt aangemeld”.
3. Een afmeldlink die werkt. Eén klik, geen inlogscherm, geen vragenlijst, geen kosten. De ACM is daar expliciet over.
4. En dan ook echt stoppen. Een afmelding die niet wordt verwerkt, is erger dan geen afmeldlink: je hebt dan een belofte gedaan en gebroken.

Wat er gebeurt als je het niet doet

De ACM kan boetes opleggen, en doet dat ook. Dat is het formele risico, en voor de meeste kleine bedrijven niet het grootste.

Het praktische risico is je mail zelf. Ontvangers die op “spam” drukken, beschadigen de reputatie van je verzendende domein, en dan komt op een gegeven moment ook je gewone zakelijke mail niet meer aan — je offertes, je facturen, je antwoorden op vragen. Dat merk je laat en het is lastig terug te draaien.

Een werkbare manier om het goed te doen

Houd per contact bij hoe je aan zijn adres komt en of hij zich heeft afgemeld. Twee velden, meer niet: hoe binnengekomen en afgemeld ja/nee.

Dat lijkt administratie en het is je enige bewijs. Komt er ooit een klacht, dan is de vraag niet of je het goed bedoelde maar of je kunt laten zien waar de toestemming vandaan kwam.

En hanteer één regel die strenger is dan de wet en het makkelijkst te onthouden: stuur alleen iets waarvan je zou willen dat jij het kreeg. Wie dat volhoudt, loopt tegen geen van deze regels aan.

Dit is uitleg, geen juridisch advies

Geschreven door een softwareleverancier die er belang bij heeft dat je dit niet te ingewikkeld vindt. Ga je grote aantallen versturen, werk je met gekochte adressenlijsten, of twijfel je echt — kijk dan bij de ACM zelf of leg het voor aan een jurist.