Excel oder ein CRM?
Die meisten Betriebe, mit denen wir sprechen, führen ihre Kunden in einer Tabelle, und das ist kein Anfängerfehler. Eine Liste in Excel ist kostenlos, Sie kennen sie, und sie macht genau das, woran Sie denken. Auf dieser Seite geht es darum, wo sie still aufhört zu funktionieren — denn es gibt keinen Moment, in dem sie es tut, und das ist das Problem.
Excel ist ein guter Anfang
Und für manche Betriebe ist es auch das Ende davon, und das ist in Ordnung.
Eine Liste mit vierzig Kunden in einer Tabelle, die Sie wirklich pflegen, ist besser als ein CRM, das Sie nach drei Wochen nicht mehr aufmachen. Das ist keine Höflichkeit, das ist der wichtigste Satz auf dieser Seite: Software schlägt eine Tabelle nicht, indem sie mehr kann, sondern nur dadurch, dass Sie sie weiter benutzen.
Was Excel ungewöhnlich gut kann, ist sich nach Ihrem Kopf zu biegen. Sie erfinden eine Spalte, Sie sortieren nach dem, worauf es Ihnen ankommt, Sie rechnen in der Zelle daneben eine Marge aus. So schnell lässt das kein CRM zu, unseres eingeschlossen.
Die Abwägung
Das ist keine Liste, in der die Software alles gewinnt. Die linke Spalte ist der Grund, warum Sie noch eine Tabelle benutzen.
Wo Excel stärker ist
- Sie haben es schon und Sie kennen es. Es gibt kein Abonnement, und niemand muss etwas lernen.
- Vollständige Freiheit: jede Spalte, die Sie wollen, jede Sortierung, und Summen in der Zelle daneben.
- Es funktioniert ohne Internet, und eine Datei auf Ihrer eigenen Platte ist Ihre im direktesten Sinn des Wortes.
- Alles ist auf einen Blick sichtbar und in einem Zug änderbar; ein CRM lässt Sie pro Datensatz klicken.
- Kein Anbieter, der seine Preise oder seine Funktionen ändert.
Wo Nermio anders ist
- Eine Aufgabe mit Datum, die sich am richtigen Tag meldet. Eine Zelle, in der „nachfassen“ steht, meldet sich nie.
- Eine Zeitleiste pro Firma: jede Notiz und jeder Phasenwechsel bleibt stehen, mit dem, der es getan hat.
- Mehrere Leute gleichzeitig, ohne dass zwei Fassungen der Wahrheit entstehen.
- Vier Rollen, damit nicht jeder alles ändern kann, und ein Protokoll, das festhält, wer was getan hat.
- Ein verlorener Deal fragt nach einem Grund, Sie wissen nach einem halben Jahr also, warum Sie Aufträge verlieren.
Wo eine Tabelle still aufhört
Drei Dinge, die nicht mit einer Fehlermeldung kaputtgehen. Sie merken sie am Umsatz.
Die Geschichte verschwindet
Sie überschreiben die Zelle „Status“ mit dem neuen Stand, und was dort stand, ist weg. In einem Jahr wissen Sie also, wo ein Kunde steht, aber nicht, was Sie im März besprochen haben. Und genau das ist die Information, die ein zweites Gespräch leicht macht.
Eine zweite Person kommt dazu
Ab da gibt es eine Datei im Ordner und eine Datei in jemandes Postfach, oder zwei Leute tippen gleichzeitig in dieselbe Zeile. Nicht, weil sie nachlässig wären — eine Tabelle ist nicht dafür gemacht.
Niemand traut der Liste mehr
Etwa ab hundert Zeilen stehen darin Deals, die letztes Jahr abgeschlossen wurden, und leere Zellen, bei denen Sie nicht erkennen, ob nichts passiert ist oder jemand das Ausfüllen vergessen hat. Dann hören Sie auf — und Sie hören nicht auf einzutragen, Sie hören auf hineinzusehen.
Was Sie am besten tun
Bleiben Sie bei Excel, wenn
- Sie weniger als etwa zehn offene Anfragen gleichzeitig haben. Die können Sie sich noch merken, und dann ist Software ein Werkzeug ohne Arbeit.
- Sie allein arbeiten und Ihre Kunden meist wiederkommen, ohne lange Mandate, die beobachtet werden müssen.
- Ihre Tabelle auch Ihre Kalkulation oder Ihre Planung macht. Diesen Teil übernehmen wir nicht, und sie auseinanderzuziehen kostet mehr, als es bringt.
- Sie sie wirklich aktuell halten. Das ist mehr wert als jede Funktion.
Wechseln Sie, wenn
- Sie sich fragen, ob Sie bei jemandem je nachgefasst haben, und die Antwort in Ihrem Postfach suchen müssen.
- eine zweite Person mit Kunden spricht, oder gleich wird.
- Sie wissen wollen, warum Sie Aufträge verlieren, und nicht nur, dass Sie es tun.
- ein Kunde nach einem Jahr zurückruft und Sie nicht mehr wissen, was Sie vereinbart hatten.
Wie ein Wechsel in der Praxis aussieht
Sie können Ihre ganze Tabelle in einem Zug einlesen, aber das ist selten der beste Anfang. Ein CSV-Import steht unter Einstellungen bereit, und trotzdem würde ich mit dem anfangen, was wirklich läuft: zehn bis zwanzig Firmen mit einer offenen Anfrage, jede mit einer Phase und einem Datum, an dem Sie zurückkommen. Diese paar Zeilen sind Ihre ganze Pipeline, und den Rest tragen Sie in dem Moment nach, in dem es darauf ankommt.
Die Tabelle werfen Sie nicht weg. Sie bleibt als Archiv und als Liste zum Abarbeiten; die Kunden, die wieder ins Spiel kommen, tragen Sie ein, wenn sie wieder ins Spiel kommen. So ist der Wechsel kein Projekt, sondern etwas, das Sie nebenbei tun — und das ist auch der Rat in ein CRM einführen.
Fangen Sie mit den Anfragen an, die jetzt offen sind
Zehn Zeilen aus Ihrer Tabelle, mit einer Phase und einem Datum. Nach zwei Wochen wissen Sie, ob das besser funktioniert als das, was Sie jetzt tun. Keine Kreditkarte.