Zahlungsfristen, und was Sie tun, wenn nicht gezahlt wird

Wann Verzug eintritt, auch ohne Mahnung

Das ist der Teil, den die meisten nicht kennen, und er arbeitet für Sie. § 286 Abs. 3 BGB: der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug — ohne dass Sie gemahnt haben müssen.

Eine Einschränkung, und sie ist wichtig: gegenüber einem Verbraucher gilt das nur, wenn auf diese Folge in der Rechnung besonders hingewiesen worden ist. Ein Satz auf Ihrer Rechnungsvorlage — dass nach 30 Tagen ohne weitere Mahnung Verzug eintritt — erledigt das für alle künftigen Rechnungen.

Und wenn Sie eine kürzere Frist vereinbart und ein konkretes Zahlungsdatum genannt haben, tritt der Verzug nach § 286 Abs. 2 BGB schon mit Ablauf dieses Datums ein. Die 30 Tage sind die Auffangregel, nicht die Regel.

Sorgen Sie dafür, dass die Rechnung stimmt

Bevor Sie über Zinsen reden, prüfen Sie das Naheliegende: eine Rechnung, die formal nicht in Ordnung ist, lädt zum Warten ein — und bei einem größeren Kunden geht sie durch eine Prüfung, die solche Dinge findet.

Was drauf muss, steht in § 14 Abs. 4 UStG: Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift und die des Empfängers, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das Netto-Entgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag.

Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG, gilt die kürzere Liste aus § 34a UStDV — und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung gehört dazu, kein Steuersatz.

Und schicken Sie sie an die richtige Stelle. In größeren Betrieben ist das nicht Ihr Ansprechpartner, sondern die Buchhaltung oder ein Rechnungseingangsportal. Eine Rechnung, die vier Wochen im Postfach des Projektleiters liegt, ist nicht überfällig — sie ist nie angekommen.

Worauf Sie bei Verzug Anspruch haben

Drei Dinge, und das zweite und dritte sind die, die unterschätzt werden:

1. Verzugszinsen. Fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Ist kein Verbraucher an dem Geschäft beteiligt, sind es bei einer Entgeltforderung neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB).
2. Eine Pauschale von 40 Euro. Nach § 288 Abs. 5 BGB, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist — ohne dass Sie irgendeinen Schaden nachweisen müssen. Sie gilt auch bei einer Abschlags- oder Ratenzahlung.
3. Weiteren Schaden. Die Pauschale schließt ihn nicht aus (§ 288 Abs. 4 BGB); sie wird nur angerechnet, soweit es um Kosten der Rechtsverfolgung geht.

Den Basiszinssatz selbst nennt dieser Beitrag absichtlich nicht. Er ändert sich nach § 247 BGB zum 1. Januar und zum 1. Juli jedes Jahres und wird von der Deutschen Bundesbank bekanntgemacht — eine Zahl an dieser Stelle wäre innerhalb eines halben Jahres falsch, und es ist genau die Zahl, auf die jemand eine Mahnung stützt. Schauen Sie sie zum Zeitpunkt des Verzugs nach.

Noch etwas, das viele nicht wissen: Sie können diese Ansprüche nicht wirksam wegvereinbaren lassen. § 288 Abs. 6 BGB erklärt eine vorab getroffene Abrede, die den Zinsanspruch ausschließt, für unwirksam — und eine Abrede über den Ausschluss der 40-Euro-Pauschale „im Zweifel als grob unbillig“. Wenn das in den Einkaufsbedingungen Ihres Kunden steht, heißt das nicht, dass es gilt.

Ein Vorgehen, das die Beziehung heil lässt

Die meisten säumigen Zahler sind keine Betrüger. Es ist vergessen worden, es liegt bei jemandem auf dem Tisch, oder der Kunde hat selbst gerade ein Liquiditätsproblem. Vier Schritte, und der erste löst die Hälfte aller Fälle:

1. Zwei Tage nach Ablauf: eine freundliche Erinnerung. Keine Mahnung — eine Mail mit der Rechnung im Anhang und einem Satz: „Mir fällt auf, dass das noch offen ist, vielleicht ist es untergegangen.“ Hier gewinnen Sie die meisten zurück, und zwar ohne Spannung.
2. Nach einer Woche: anrufen. Nicht mailen. Fragen Sie, ob die Rechnung an der richtigen Stelle liegt und wann Sie mit der Zahlung rechnen können, und notieren Sie die Antwort mit Datum.
3. Nach zwei Wochen: eine schriftliche Mahnung, mit einer konkreten Frist, den Verzugszinsen und der Pauschale. Ab hier wird der Ton sachlich — nicht unfreundlich, aber ohne Spielraum.
4. Danach: Entscheidung. Mahnverfahren beim Amtsgericht, Inkasso, oder abschreiben. Welche davon sich lohnt, hängt vom Betrag ab, und ein kleiner Betrag mit viel Aufwand ist selten die richtige Antwort.

Halten Sie es beim Kunden fest

Jeder Schritt oben wird eine Notiz mit einem Datum und eine Aufgabe für den nächsten. Das klingt bürokratisch und ist der ganze Unterschied zwischen einem Vorgang, der läuft, und einem, der zwischen zwei guten Vorsätzen verschwindet.

Es hat noch einen zweiten Nutzen, der erst im zweiten Jahr sichtbar wird: Sie sehen, welche Kunden immer erst nach der zweiten Erinnerung zahlen. Das ist eine Information, die in die Preisgestaltung gehört und in die Entscheidung, ob Sie den nächsten großen Auftrag mit einer Anzahlung beginnen.

Und ein Zahlungsverzug, der nirgendwo steht, kommt beim Aufräumen der Kundenliste als stiller Kunde zurück statt als der Fall, der er war.

Vorbeugen ist größtenteils vereinbaren

Fast alles oben lässt sich vorher erledigen, und zwar im Angebot und nicht in der Mahnung:

• Zahlungsfrist mit einem Datum, nicht „nach Erhalt“.
• Bei größeren Aufträgen eine Anzahlung oder Teilrechnungen nach Abschnitten. Das ist in Deutschland bei Werkleistungen völlig üblich und niemand nimmt es übel.
• Bei einem neuen Kunden mit einem großen ersten Auftrag: ein Blick ins Handelsregister kostet nichts und sagt Ihnen, mit welcher Rechtsform und welchen Vertretern Sie es zu tun haben.
• Der Satz über den Verzug nach 30 Tagen auf Ihrer Rechnungsvorlage — einmal eingerichtet, gilt er für alles, was Sie künftig verschicken.

Das ist eine Erläuterung, keine Rechtsberatung

Die Paragrafen hier sind die allgemeinen Regeln des BGB und gelten für die meisten kleinen Betriebe so, wie sie dastehen. Es gibt Konstellationen, in denen es anders läuft — ein Verbrauchervertrag, ein Bauvertrag mit Abschlagszahlungen nach § 632a BGB, oder ein Kunde in der Insolvenz, wo Sie gar nichts mehr selbst einfordern.

Bei einem Betrag, der wirklich wehtut, fragen Sie einen Anwalt, bevor Sie mahnen, und nicht danach. Die erste halbe Stunde kostet weniger als ein verlorener Titel.