Was kostet ein CRM wirklich?

1. Das Abonnement, und wie es wächst

Die meisten Pakete rechnen pro Benutzer pro Monat ab. Das sieht nach der fairsten Regelung aus und ist es manchmal, aber rechnen Sie zwei Zahlen aus, nicht eine: was es jetzt kostet, und was es kostet, wenn Ihr Team sich in zwei Jahren verdoppelt.

Bei einem Preis pro Benutzer verdoppelt sich diese Zeile mit. Das hat eine Nebenwirkung, die in keinem Angebot steht: Sie geben irgendwann nicht mehr jedem einen Zugang. Das Büro sieht nicht hinein, die Monteure tragen nichts ein, und die Hälfte Ihres Kundenkontakts liegt wieder in irgendeinem Postfach.

Prüfen Sie auch die Monatszahl gegen die Jahreszahl. Ein Nachlass fürs Vorauszahlen ist normal, macht das Gehen aber teurer, als es aussieht. Manche Anbieter rechnen pro Betrieb statt pro Benutzer ab, womit die Wachstumsfrage ganz wegfällt; Nermio ist einer davon.

Und fragen Sie, ob der gezeigte Preis die Umsatzsteuer enthält. Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG, ziehen Sie keine Vorsteuer und zahlen den Bruttopreis wirklich — für Sie ist die Bruttozahl die vergleichbare. Sind Sie das nicht, ist es die Nettozahl. Zwischen diesen zwei liegen 19 Prozent, und das ist mehr als der Unterschied zwischen vielen Paketen.

2. Das Einrichten

Bei größeren Paketen ist das oft die größte Kostenstelle des ersten Jahres, und sie steht nicht auf der Preisseite. Einführung, Konfiguration, Schulung, Datenübernahme — getrennt abgerechnet, meistens nach Stunden.

Die Frage, die diese Zahl vorhersagt: wie viel muss eingerichtet werden, bevor mir das überhaupt nützt? Lautet die Antwort für einen Betrieb mit fünf Leuten „ein Projekt von mehreren Wochen“, kaufen Sie vor allem die Komplexität des Produkts.

Rechnen Sie Ihre eigenen Stunden mit. Vier Leute einen Tag in einer Schulung sind ein Tag, den Sie nicht abrechnen.

3. Anbindungen und Zusätze

Mail, Kalender, Buchhaltung, Telefonanlage, Formulare auf Ihrer Website — viel davon sitzt in einer höheren Stufe oder kostet monatlich extra. Manchmal läuft es über einen Dritten, der sein eigenes Abonnement obendrauf berechnet.

Schreiben Sie auf, was Sie wirklich brauchen, bevor Sie ein Angebot anfragen, und fragen Sie dann jeden Punkt einzeln ab: enthalten, oder nicht? Ein Paket, das billiger aussieht und drei bezahlte Anbindungen braucht, ist nicht billiger.

4. Der Preis des Gehens

Das ist die Zeile, für die niemand etwas einplant, und die am meisten wehtun kann. Wollen Sie in zwei Jahren wechseln, bekommen Sie Ihre Daten heraus — Notizen und Historie eingeschlossen — in einem Format, das ein anderes System lesen kann?

Wenn nicht, oder nur auf Anfrage und gegen Gebühr, steht in Ihrer Zukunft ein Betrag, den Sie heute nicht sehen. Fragen Sie vor der Unterschrift, und fragen Sie das Exportformat beim Namen.

Der Teil, den das Finanzamt mitträgt

Eine Zeile arbeitet meistens für Sie, und es lohnt sich, das vor dem Vergleichen zu wissen. § 4 Abs. 4 EStG definiert Betriebsausgaben in einem Satz: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“ Ein CRM-Abonnement für Ihren eigenen Vertrieb fällt darunter — und als laufende Zahlung für eine Nutzung, nicht als Anschaffung, die über Jahre abgeschrieben wird.

Der Vergleich, auf den es ankommt, ist also der nach Steuern. Das ändert nicht, welches Paket das günstigste ist, aber es ändert, wie viel Gewicht ein paar Euro im Monat in der Entscheidung verdienen. Wie Ihre eigene Erklärung aufgebaut ist, weiß Ihr Steuerberater besser als diese Seite.

Eine Rechnung, die fünf Minuten dauert

Schreiben Sie für jedes Paket, das in Frage kommt, diese fünf Zeilen untereinander, über drei Jahre:

1. Das Abonnement jetzt, mal 36 Monate.
2. Das Abonnement für ein um die Hälfte größeres Team, für die letzten 18 davon.
3. Einmaliges Einrichten: was der Anbieter berechnet, plus Ihre eigenen Stunden.
4. Anbindungen und Zusätze pro Monat, mal 36.
5. Eine Schätzung, was es kosten würde, wieder herauszukommen.

Das Ergebnis überrascht oft. Das Paket mit dem niedrigsten Monatspreis ist nicht immer das günstigste, und das teuerste Abonnement manchmal doch — wenn Einrichten und die Anbindungen, die Sie brauchen, schon drin sind.

Was es kostet, es nicht zu tun

Die andere Seite der Rechnung ist schwerer zu greifen, aber sie ist echt. Ein verpasstes Nachfassen im Monat, das Sie sonst gewonnen hätten, ist in den meisten kleinen Betrieben ein Mehrfaches der Jahreskosten von all dem.

Das ist kein Argument dafür, das teure Paket zu kaufen. Es ist ein Argument dagegen, drei Wochen damit zu verbringen, ein paar Euro im Monat zu optimieren, wenn die eigentliche Frage ist, ob Sie das Ding pflegen werden. Sind Sie noch nicht sicher, ob Sie überhaupt eines brauchen, kommt die Tabellenfrage zuerst.