Tabelle oder CRM: wann ist es Zeit?

Vier Zeichen, dass es eng wird

Erkennen Sie zwei davon, verlieren Sie wahrscheinlich schon Arbeit an Ihre eigene Verwaltung.

1. Sie sind nicht mehr der Einzige in der Datei. Zwei Leute in einer Tabelle heißt zwei Fassungen, und die richtige ist immer die, die Sie nicht offen haben. Ein geteilter Ordner behebt das nicht; er verschiebt das Problem nur auf den, der zuletzt gespeichert hat.
2. Sie vergessen, zurückzurufen. Eine Tabelle erinnert an nichts. Sobald Sie Zusagen machen, die Wochen oder Monate in der Zukunft liegen, brauchen Sie etwas, das sich an dem Tag meldet.
3. Sie finden nicht mehr, was gesagt wurde. Eine Zelle, in der „angerufen“ steht, ist keine Historie. In dem Moment, in dem Sie einen Kunden anrufen, den Sie vor vier Monaten zuletzt gesprochen haben, und mit „wo waren wir stehen geblieben?“ anfangen, hört er das.
4. Ihr Verkauf hat mehr als einen Schritt. Ein Angebot, das an den Einkauf muss, ein Termin vor Ort, eine Probelieferung — eine Tabelle hält keine Reihenfolge, Sie sehen also nicht, wo etwas steht, ohne die ganze Liste zu lesen.

Drei Gründe zu bleiben

Sie arbeiten allein mit weniger als fünfzig Beziehungen. Dann ist ein CRM die Lösung für ein Problem, das Sie nicht haben. Schreiben Sie sich eine Erinnerung in den Kalender, und das war es.

Sie verkaufen in einem Gespräch. Wenn Sie den Preis nennen und gleich liefern, gibt es keine Phasen zu verfolgen. Eine Namensliste und ein Rechnungsprogramm decken das ab.

Sie haben gerade angefangen. Die ersten Monate gehen darum, Kunden zu finden, nicht sie festzuhalten. Ein System aufzusetzen, bevor es etwas hineinzutragen gibt, ist größtenteils einfach Arbeit.

Was ein Wechsel wirklich kostet

Die übliche Fehlrechnung ist nicht das Geld, sondern die Aufmerksamkeit. Ein CRM kostet ein paar Zehner im Monat. Das echte Risiko ist, dass niemand es aktuell hält und Sie in drei Monaten zwei Systeme führen statt eines.

Darum ist die entscheidende Frage nicht, was ein Paket kann, sondern ob Sie es an einem Dienstagnachmittag um Viertel nach vier noch pflegen.

Dass Software zu kaufen dafür nicht genügt, zeigen dieselben Zahlen aus der anderen Richtung: 54 Prozent der Betriebe ab zehn Beschäftigten nutzen kostenpflichtige Cloud-Dienste, bei den kleinen 51 Prozent. Es ist also längst nicht so, dass kleine Betriebe keine Software haben. Sie haben sie — und benutzen sie zu zwei Dritteln für Tabellen. Das Werkzeug allein erzeugt die Gewohnheit nicht.

Nehmen Sie Ihr Chaos nicht mit

Wenn Sie wechseln, ist die Versuchung, die ganze Tabelle zu importieren. Tun Sie es nicht, jedenfalls nicht in einem Zug. Diese Datei ist voll von Firmen, die aufgehört haben, Kontakten, die inzwischen woanders arbeiten, und Adressen von vor drei Umzügen.

Tragen Sie ein, was wirklich läuft — meistens zehn bis vierzig Zeilen — und ergänzen Sie den Rest, wenn Sie die Leute wieder sprechen. Dann stimmen Ihre Daten vom ersten Tag an, und das ist mehr wert als Vollständigkeit.

Ein Mittelweg, der oft genügt

Sind Sie unsicher, ist das das günstigste Experiment, das es gibt: behalten Sie die Tabelle, setzen Sie zwei Spalten dazu — nächster Schritt und wann — und füllen Sie die vier Wochen lang ohne Ausnahme aus.

Funktioniert das, haben Sie Ihr Problem gelöst, ohne etwas zu kaufen. Funktioniert es nicht, wissen Sie jetzt genau, was Sie brauchen und warum: nicht einen Ort, um mehr abzulegen, sondern etwas, das Sie erinnert — und sieben Fragen genügen, um eines zu wählen.

Beide Ergebnisse sind nützlich, und beide schlagen einen sechswöchigen Vergleich von Paketen, die Sie nicht ausprobiert haben.