Was CRM-Software ist, und worauf zu achten ist
Ein CRM ist ein Ort, an dem steht, mit wem Sie Geschäfte machen, was Sie vereinbart haben, und was der nächste Schritt ist. Darüber hinaus ist es nichts. Das klingt klein, und trotzdem geht es bei den meisten Betrieben schief — nicht aus Mangel an Funktionen, sondern weil niemand es pflegt.
Was CRM-Software tut
Vier Dinge, und sie hängen zusammen. Jedes Produkt nennt sie anders; unten steht, worauf es hinausläuft.
Ein Ort für Ihre Beziehungen
Firmen und die Leute, mit denen Sie dort sprechen, mit Telefonnummern, Adressen und wer was macht. Nicht verteilt über ein Postfach, ein Telefon und ein Blatt Papier.
Ein Blick auf das, was offen ist
Jede Anfrage und jedes Angebot, das Sie geschickt haben, ist eine Zeile mit einer Phase. Sie sehen auf einen Blick, was offen ist und wo es hängt, statt es aus dem Gedächtnis zusammenzusetzen.
Nachfassen mit einem Datum
In zwei Wochen zurückrufen zugesagt? Dann braucht das ein Datum, das Sie findet. Das ist der Teil, der den Unterschied macht, und der Teil, den man überspringt.
Geschichte, die bleibt
Was hat dieser Kunde letztes Jahr gesagt, und wer hat mit ihm gesprochen? Ein CRM hält das pro Firma fest, damit es zu dem wird, was der Betrieb weiß, statt zu dem, was eine Person weiß.
Eine längere Erklärung, einschließlich wann man nicht anfängt, steht in unserem Ratgeber Was ist ein CRM-System?
Fünf Fragen, die es entscheiden
Zwei Funktionslisten nebeneinander sagen fast nichts; beide Produkte können alles. Diese fünf Fragen sagen etwas, weil sie davon handeln, was in einem halben Jahr davon übrig ist.
Benutzt das in drei Monaten noch jemand?
Das ist die einzige Frage, auf die es wirklich ankommt. Ein CRM mit dreißig Feldern pro Kunde wird ordentlich eingerichtet und danach still aufgegeben. Sehen Sie im Test nicht darauf, was es kann, sondern darauf, wie viel Mühe es kostet, ein Gespräch festzuhalten.
Zahlen Sie pro Person oder pro Betrieb?
Die meisten Produkte rechnen pro Benutzer pro Monat ab. Bei vier Leuten ist das der vierfache Preis, und es heißt, dass Sie anfangen nachzudenken, wer einen Zugang bekommt: genau die falsche Entscheidung, denn dann fehlt die Hälfte der Gespräche.
Wie kommen Sie wieder heraus?
Fragen Sie vor dem Anfangen, wie Sie Ihre Daten herausbekommen und in welchem Format. Ihre Kundenliste ist Ihre. Ist die Antwort vage, wissen Sie genug.
Können Sie festlegen, wer was sieht?
Sobald mehr als zwei Leute drin sind, wollen Sie einen Unterschied zwischen Ansehen und Ändern. Und Sie wollen sehen können, wer etwas geändert hat — nicht aus Misstrauen, sondern weil Sie sonst nichts rekonstruieren können, wenn ein Kunde fragt.
Wie viel Einrichten braucht es, bevor es funktioniert?
Manche Produkte sind erst nach einem Konfigurationsprojekt nützlich: eigene Felder, eigene Phasen, eigene Berichte. Bei einem Vertriebsteam von zwanzig ist das sinnvoll. Bei drei Leuten ist es der Grund, warum es nie anfängt.
Warum die bekannten Produkte für einen kleinen Betrieb zu groß sind
Nicht, weil sie schlecht wären. Sie sind für einen anderen Betrieb gebaut als Ihren.
Die großen CRMs sind in Organisationen mit einer Vertriebsabteilung groß geworden: jemand beobachtet die Prognose, jemand verteilt die Leads, jemand schreibt den Monatsbericht. All diese Rollen stecken in der Software und damit in den Bildschirmen, die Sie zu sehen bekommen.
Ein Betrieb mit fünf Leuten hat keine dieser Rollen. Es gibt einen Inhaber, der auch verkauft, zwischen zwei Aufträgen, und vielleicht zwei Kollegen, die auch mit Kunden sprechen. Für die sind die wirklichen Kosten nicht die Lizenz, sondern die Pflege: Felder, die niemand ausfüllt, Phasen, die nicht zu Ihrer Arbeit passen, Berichte, die niemand aufmacht.
Deshalb wird auch so oft gesagt „wir benutzen nur zehn Prozent von dem, was es kann“. Die anderen neunzig Prozent sitzen nicht still in einer Ecke; sie stehen in Ihrem Menü, in Ihren Formularen und auf Ihrer Rechnung.
Wo Nermio in diesem Bild steht
Nermio ist das kleine Ende dieses Spektrums, und das ist eine Entscheidung und keine Phase, in der wir stehen. Unten steht genau, was Sie bekommen und was nicht.
Was drin ist
- Firmen und Kontakte, mit einer Akte und einer Zeitleiste
- Eine Pipeline mit sechs Phasen; verschieben durch Ziehen
- Ein verlorener Deal fragt nach einem Grund
- Aufgaben pro Tag und ein Heute-Bildschirm mit den Deals, die still geworden sind
- Notizen bei jeder Firma
- Ein Team mit vier Rollen, und mehrere Organisationen
- Ihre Liste aus CSV importieren und alles nach CSV exportieren
- Rechnungen an Ihre eigenen Kunden, mit Umsatzsteuer pro Satz, Storno und einem PDF von Ihrer eigenen Adresse
- Ein Protokoll darüber, wer wann was getan hat
Was nicht drin ist
- Kampagnen oder Newsletter versenden
- Berichte, Diagramme und Umsatzprognosen
- Eine Anbindung an Ihren Kalender oder Ihre Telefonanlage
- Zahlungslinks oder Einzugsermächtigung auf einer Rechnung
- Eine eigene App für Ihr Telefon
- Eigene Felder und Phasen einrichten
Brauchen Sie eines davon, ist Nermio nicht Ihr Produkt. Das ist ein besseres Ergebnis, als es in zwei Monaten festzustellen.
Alles, was drin ist, wird Teil für Teil erklärt unter alle Funktionen. Der Preis ist eine Zahl und steht auf Preise.
Fragen, die beim Wählen aufkommen
Brauche ich mit zwei Leuten ein CRM?
Das hängt nicht davon ab, wie viele Leute Sie sind, sondern davon, wie viele Zusagen Sie gleichzeitig offen haben. Zehn laufende Angebote, die jedes ihren eigenen Moment zum Nachfassen brauchen, merken Sie sich nicht. Fünf Kunden im Jahr schon.
Was kostet CRM-Software in etwa?
Fast immer einen Betrag pro Benutzer pro Monat, manchmal mit einem kostenlosen Tarif, der auf Anzahlen begrenzt ist. Rechnen Sie also nicht mit dem Preis pro Person, sondern mit Ihrer Summe: die Anzahl der Leute, die mit Kunden sprechen, mal zwölf Monate. Nermio berechnet einen Betrag pro Betrieb: 20 € im Monat bei jährlicher Zahlung, 24 € im Monat bei monatlicher.
Kann ich meine Tabelle in einem Zug übernehmen?
Ja, über eine CSV-Datei. Sie ordnen Ihre eigenen Spaltennamen den Feldern von Nermio zu und bekommen zuerst eine Vorschau: wie viele Zeilen neu sind, welche schon bestehen, und welche nicht aufgehen. Was schon da ist, bleibt; ein Import überschreibt nie.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich aufhöre?
Ihre Daten sind Ihre, es gibt keine Jahresfrist, und Sie können monatlich aufhören. Unter Einstellungen → Ihre Daten laden Sie Ihre Firmen, Kontakte, Deals und Aufgaben als CSV herunter, ohne einen Grund angeben zu müssen. Das geht an jedem Tag, an dem Ihre Organisation läuft, und noch dreißig Tage, nachdem Sie aufgehört haben.
Ist das dasselbe wie eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware?
Nein. Ein CRM handelt von der Zeit vor dem Auftrag: dem Gespräch, dem Angebot und dem Nachfassen. Sie können darin Rechnungen schreiben und senden, mit Umsatzsteuer pro Satz und Storno, aber Ihre Buchhaltung bleibt in dem, was Sie dafür benutzen.
Zwei Wochen mit Ihren eigenen Kunden darin
Tragen Sie zehn Firmen ein und sehen Sie, ob Sie es morgens aufmachen. Das ist der einzige Test, der etwas vorhersagt. Eine Kreditkarte brauchen Sie nicht.