Nachfassen, ohne aufdringlich zu werden

Die Regel: jedes Gespräch endet mit einem Termin

Eine Regel, und sie ersetzt fast alles andere: Sie legen kein Gespräch auf, ohne zu wissen, was als nächstes passiert und wann. Nicht „ich melde mich“ — ein Datum.

Sagen Sie es laut, am Telefon: „Ich rufe Sie Donnerstag in zwei Wochen am Vormittag an, passt das?“ Das kostet zehn Sekunden und erreicht zwei Dinge. Ihr Gegenüber weiß, dass es kommt, und Sie haben eine Aufgabe mit einem Datum statt eines guten Vorsatzes.

Wenn es wirklich keinen nächsten Schritt gibt, ist das auch eine Antwort. Dann setzen Sie den Deal auf verloren und machen den Kopf frei. Was Sie nicht machen, ist ihn offen lassen, weil „man ja nie weiß“.

Rhythmus pro Art der Beziehung

Es gibt keinen Rhythmus, der für alles passt. Vier reichen, und sie sind der ganze Unterschied zwischen beharrlich und aufdringlich:

• Ein verschicktes Angebot. Nach drei bis fünf Arbeitstagen, dann noch einmal nach zwei Wochen, dann einmal nach einem Monat. Danach fragen Sie direkt nach einer Entscheidung.
• Ein warmer Interessent ohne Angebot. Alle zwei bis drei Wochen, solange es irgendwo hingeht. Immer mit einem Anlass, nie mit „ich wollte mich mal melden“.
• Ein bestehender Kunde. Ein Gespräch pro Quartal, auch wenn nichts anliegt. Das ist Ihr günstigster Umsatz und der erste Termin, der ausfällt.
• Ein kalter Kontakt. Höchstens drei Versuche, mit Wochen dazwischen, und danach lassen Sie es für ein halbes Jahr.

Was Sie sagen, wenn Sie zurückkommen

Das Unangenehme am Nachfassen kommt fast immer daher, dass man keinen Grund hat. Also geben Sie sich einen. Nicht erfunden — Sie haben meistens einen, Sie haben ihn nur nicht notiert.

Jemand hat erzählt, dass im Herbst ein Standort dazukommt. Jemand wollte intern besprechen, wer das Budget freigibt. Jemand hatte eine Frage, die Sie offen gelassen haben. Das sind drei Anrufe mit Inhalt, und sie stehen in Ihren Notizen, wenn Sie nach jedem Gespräch drei Zeilen schreiben.

Mit Inhalt ist Nachfassen kein Drängeln. Es ist weitermachen, wo Sie stehen geblieben sind — und das ist genau das, was Ihr Gegenüber von jemandem erwartet, mit dem er arbeiten will.

Trauen Sie sich, nach einem Nein zu fragen

Nach drei oder vier Versuchen ohne Reaktion hilft die direkte Frage mehr als ein fünfter freundlicher Anlauf: „Soll ich das Angebot schließen, oder ist es noch aktuell?“

Darauf bekommen Sie meistens eine Antwort, und oft eine überraschende. Manchmal lag es monatelang bei jemandem, der es vergessen hat; manchmal war die Entscheidung längst gegen Sie gefallen und niemand hat es gesagt. Beides ist nützlicher als Stille.

Wenn Sie das per E-Mail tun und es sich um einen kalten Kontakt handelt, prüfen Sie vorher, ob Sie ihm überhaupt schreiben dürfen — bei einem Bestandskunden ist das eine andere Frage als bei einem Fremden, und die vier Voraussetzungen stehen hier.

Stillstand aufspüren

Alles oben Genannte funktioniert nur, wenn irgendwo sichtbar wird, was liegen geblieben ist. Das ist die eine Sache, die ein CRM kann und eine Erinnerung im Kopf nicht: eine Liste von Vorgängen, bei denen zu lange nichts passiert ist.

Eine Viertelstunde pro Woche reicht. Nicht als Kontrolle, sondern als die Frage, die sonst niemand stellt: wo liegt etwas, das bewegt werden müsste? So sieht diese Viertelstunde aus.

Wann Sie aufhören müssen

Beharrlichkeit hat eine Grenze, und sie liegt da, wo das Nachfassen keine Information mehr trägt. Dreimal ohne jede Reaktion bei einem kalten Kontakt: aufhören. Ein ausdrückliches Nein: aufhören, und zwar ganz.

Das ist nicht nur Höflichkeit. § 7 Abs. 1 UWG verbietet geschäftliche Handlungen, die einen Marktteilnehmer in unzumutbarer Weise belästigen, und nennt dafür ausdrücklich Werbung, obwohl erkennbar ist, dass der Angesprochene sie nicht wünscht. Ein Nein ist erkennbar.

Notieren Sie es dann auch. Ein Nein, das nirgendwo steht, kommt in einem Jahr als Lead zurück — und dann rufen Sie jemanden an, der schon gesagt hat, dass er nicht will.