Aufgaben, die Sie wirklich erledigen

Eine Aufgabe ist etwas, das Sie tun, an einem Tag

Drei Bestandteile, und wenn einer fehlt, bleibt die Zeile liegen:

1. Eine Handlung. „Müller anrufen“ ist eine Handlung. „Müller“ ist es nicht, und „Angebot Müller“ auch nicht.
2. Ein Datum. Nicht „diese Woche“ — ein Tag. Ohne Datum gibt es keinen Moment, an dem die Zeile Ihnen in den Weg kommt.
3. Ein Name. Auch wenn Sie allein arbeiten, und dazu unten mehr.

Dafür gibt es im deutschen Büro längst ein Wort, und es ist besser als alles, was man sich neu ausdenken könnte: Wiedervorlage. Ein Vorgang, der an einem bestimmten Tag wieder auf dem Tisch liegt. Nicht erledigt, nicht vergessen — wiedervorgelegt. Wenn Sie beim Anlegen einer Aufgabe diesen Begriff im Kopf haben, schreiben Sie automatisch das Datum dazu.

Ein Verantwortlicher, auch wenn Sie zwei sind

Eine Aufgabe, die „wir“ gehört, gehört niemandem. Das klingt wie eine Spitzfindigkeit und ist in einem Betrieb mit zwei Leuten der häufigste Grund, warum etwas nicht passiert: beide nehmen an, der andere macht es, und keiner fragt nach, weil beide höflich sind.

Also steht an jeder Zeile ein Name, auch wenn es immer derselbe ist. Das kostet nichts und macht aus „das müsste jemand machen“ ein „das mache ich am Donnerstag“.

Dasselbe gilt für den Kunden: ein Betreuer pro Kunde erspart Ihnen die halbe Abstimmung.

Warum eine Aufgabe stehen bleibt

Wenn eine Zeile dreimal verschoben wurde, liegt es fast nie an der Zeit. Es liegt an einem von drei Dingen, und jedes hat eine andere Lösung:

Sie ist zu groß. „Vertrieb neu aufstellen“ wird nie erledigt. Die erste konkrete Handlung daraus schon — und meistens ist das etwas, das zwanzig Minuten dauert.

Sie ist unangenehm. Ein Anruf, bei dem Sie nach einer Entscheidung fragen müssen, oder eine Rechnung, die überfällig ist. Diese Zeilen erkennen Sie daran, dass sie nicht wandern, sondern bleiben. Machen Sie sie als erstes am Tag; später wird es nicht angenehmer.

Sie ist nicht wichtig. Das ist der Fall, über den niemand gern nachdenkt. Eine Aufgabe, die Sie dreimal verschoben haben und die niemandem gefehlt hat, darf weg. Löschen ist auch ein Ergebnis.

Was Sie mit den überfälligen Zeilen machen

Wenn Sie heute dreißig rote Zeilen haben, hilft kein neues System. Nehmen Sie sich eine halbe Stunde und gehen Sie jede einzeln durch, mit drei erlaubten Antworten: jetzt machen, neues Datum, oder löschen.

Verschieben ohne neues Datum ist nicht erlaubt, und „irgendwann“ ist kein Datum. Am Ende dieser halben Stunde haben Sie eine Liste, die Sie wieder öffnen können — und das ist der ganze Punkt.

Rechnen Sie damit, dass ein Drittel gelöscht wird. Das ist kein Scheitern, das ist die Liste, die Ihnen sagt, was wirklich dran war.

Die einzige Regel, die es am Laufen hält

Eine, und sie hält alles andere zusammen: jedes Gespräch endet mit einer Aufgabe mit einem Datum. Nicht in Gedanken — angelegt, bevor Sie zum nächsten Vorgang gehen.

Das ist dieselbe Regel wie beim Nachfassen, und sie ist es aus demselben Grund: solange der nächste Schritt nur in Ihrem Kopf steht, hängt er davon ab, dass Sie sich erinnern. Steht er mit einem Datum in der Liste, hängt er davon ab, dass Sie die Liste öffnen. Das Zweite ist eine Gewohnheit, das Erste ist Glück.

Und wenn trotzdem etwas durchfällt, finden Sie es in der Viertelstunde pro Woche.