Ihre Tabelle importieren, ohne den Schmutz mitzunehmen

Ihre Datei vorbereiten

Die Vorbereitung ist der ganze Import. Wenn die Tabelle stimmt, ist das Einlesen eine Minute; wenn nicht, sind es zwei Abende.

Vier Regeln:

1. Eine Kopfzeile, ganz oben, und sonst nichts darüber. Kein Titel, kein Logo, keine Leerzeile. Die erste Zeile sind die Spaltennamen.
2. Eine Zeile pro Kunde. Keine verbundenen Zellen, keine Zwischenüberschriften, keine Summenzeile am Ende. Keine zweite Zeile für den zweiten Ansprechpartner — dafür eine eigene Spalte oder eine zweite Datei.
3. Getrennte Spalten für alles, was Sie getrennt suchen wollen. Vorname und Nachname getrennt. Straße, PLZ und Ort getrennt. Eine Spalte „Adresse“ mit allem darin lässt sich hinterher nicht mehr aufteilen, jedenfalls nicht zuverlässig.
4. Ein Format pro Spalte. Telefonnummern alle gleich, Datumsangaben alle gleich. Gemischte Formate in einer Spalte sind der häufigste Grund, warum ein Import die Hälfte der Zeilen übergeht.

CSV, und die zwei deutschen Fallen

Fast jede Importfunktion will eine CSV-Datei. Beim Speichern aus Excel gibt es dabei zwei Stolperstellen, die in Deutschland anders liegen als in englischsprachigen Anleitungen — und beide erkennen Sie erst nach dem Import, wenn Sie nicht vorher hinsehen.

Die erste: das Trennzeichen. Deutsches Excel speichert „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ mit Semikolon, nicht mit Komma — weil das Komma hier das Dezimaltrennzeichen ist. Eine Importfunktion, die Kommas erwartet, liest dann eine einzige Spalte, in der alles steht. Wenn Sie die Datei vorher in einem Texteditor öffnen, sehen Sie in zwei Sekunden, welches Zeichen drinsteht.

Die zweite: die Zeichenkodierung. Excel schreibt ohne ausdrückliche Auswahl oft Windows-1252 statt UTF-8, und dann werden aus Müller, Grünberg und Straße Zeichenfolgen mit Fragezeichen oder Kästchen — in allen Zeilen gleichzeitig. Wählen Sie beim Speichern „CSV UTF-8“, wenn Ihr Excel das anbietet.

Und ein drittes, kleineres: Felder mit einem Semikolon oder einem Zeilenumbruch im Text gehören in Anführungszeichen. Eine Notiz mit einem Umbruch darin reißt sonst die Zeile auf, und ab dort verschiebt sich alles um eine Spalte.

Fünf Fehler, die einen Import unbrauchbar machen

Alle fünf fallen nicht beim Import auf, sondern Wochen später:

1. Dubletten mitnehmen. Wenn Ihre Tabelle denselben Kunden zweimal hat, hat Ihr CRM ihn danach auch zweimal — und jetzt mit zwei Historien, die beide weiterwachsen. Vorher zusammenführen, nach Telefonnummer, nicht nach Namen.
2. Alles in ein Notizfeld schütten. Die verlockende Abkürzung: alle Restspalten in „Bemerkungen“. Danach ist nichts davon durchsuchbar und nichts sortierbar. Lieber drei Spalten weglassen als zwölf zusammenschütten.
3. Den Betreuer nicht mitnehmen. Ohne diese Spalte haben Sie nach dem Import dreihundert Kunden ohne Verantwortlichen, und die ruft niemand an. Steht es in der Tabelle nicht, setzen Sie wenigstens pauschal einen Namen.
4. Datumsangaben als Text. „15.03.2024“ als Text ist nicht sortierbar und nicht filterbar. Das merken Sie, wenn Sie das erste Mal „letzter Kontakt vor mehr als zwei Jahren“ suchen wollen und nichts herauskommt.
5. Zweimal importieren, weil es beim ersten Mal nicht geklappt hat. Das ist der teuerste von allen: danach ist alles doppelt und Sie wissen nicht, welche Hälfte die richtige ist. Vorher prüfen, nicht hinterher reparieren.

Sehen Sie erst nach, was passieren wird

Wenn Ihr System eine Vorschau anbietet, benutzen Sie sie. Wenn nicht, machen Sie Ihre eigene: importieren Sie zehn Zeilen.

Nicht die ersten zehn — die sind meistens die saubersten. Nehmen Sie zwei vom Anfang, zwei vom Ende, und sechs, von denen Sie wissen, dass sie schwierig sind: der Kunde mit dem Umlaut, der mit zwei Ansprechpartnern, der mit der langen Notiz, der ohne Telefonnummer.

Dann schauen Sie sich diese zehn im System an, nicht in der Vorschau. Stehen die Umlaute richtig da? Ist die Notiz vollständig? Ist die PLZ noch eine PLZ und keine Zahl, bei der die führende Null fehlt?

Diese letzte Frage ist ein eigener Klassiker: Excel macht aus einer PLZ wie 01067 gern die Zahl 1067. Wenn das in Ihren zehn Testzeilen passiert, formatieren Sie die Spalte als Text und fangen neu an.

Nach dem Import

Drei Dinge am selben Tag, und dann sind Sie fertig:

Zählen. Wie viele Zeilen hatte die Datei, wie viele Einträge sind im System? Die beiden Zahlen müssen übereinstimmen, und wenn nicht, suchen Sie die Differenz jetzt und nicht in einem Monat.

Fünf Stichproben öffnen, über die ganze Liste verteilt, und mit der Tabelle vergleichen.

Die alte Datei stilllegen, aber nicht löschen. Nennen Sie sie um — „kundenliste_alt_November2026_NICHT_MEHR_PFLEGEN.xlsx“ — und legen Sie sie weg. Nicht löschen, weil Sie in zwei Wochen etwas nachsehen wollen. Und nicht weiterpflegen, denn zwei Systeme sind der häufigste Grund, warum eine Einführung scheitert.

Und wenn beim Vergleichen auffällt, dass die alte Liste Dinge enthält, die Sie gar nicht hätten behalten dürfen: das ist der richtige Moment, sie aufzuräumen — und zwar in der alten Datei auch.