Een offerte die wordt goedgekeurd

Wat erin hoort

Een offerte heeft in België geen wettelijk voorgeschreven inhoud. De factuur die erna komt wél, en dat is de nuttige plek om te beginnen: wat je in de offerte goed zet, hoef je op de factuur niet te herstellen — en je vraagt je klant niet om zijn ondernemingsnummer op de dag dat je betaald wilt worden.

• Je eigen gegevens, met je ondernemingsnummer uit de KBO. Je btw-nummer is datzelfde nummer met BE ervoor; je hebt er dus niet twee.
• De gegevens van de klant, met de naam van degene die beslist — niet van wie het aanvraagformulier invulde — en zijn ondernemingsnummer.
• Een omschrijving van het werk, zo concreet dat je er over drie maanden samen nog hetzelfde onder verstaat.
• De prijs, met het btw-tarief erbij. In België zijn dat 21%, 12%, 6% of 0% — niet de Nederlandse 21 en 9.
• De voorwaarden, inclusief je betalingstermijn. Op de offerte, niet alleen in algemene voorwaarden die niemand leest.
• De geldigheidsduur.
• Hoe hij akkoord geeft.

Twee dingen die je in België al hier moet regelen

Vraag of de klant een Peppol-adres heeft. Factureer je aan een Belgische btw-plichtige, dan moet die factuur sinds 1 januari 2026 via Peppol gaan en niet als pdf. Dat uitzoeken op het moment dat je wilt factureren kost een week; het in het eerste gesprek vragen kost een regel. Zie het stuk over e-facturatie.

Spreek een termijn af die bestaat. Zestig kalenderdagen is het wettelijke maximum tussen ondernemingen, en een langere afspraak wordt niet geschreven geacht — dan geldt dertig dagen. Een offerte die negentig dagen belooft, belooft dus iets anders dan er staat. Meer daarover in het stuk over betalingstermijnen.

Val je onder de vrijstellingsregeling, dan is er een verplichte vermelding

Dit is de Belgische regel die in Nederland geen tegenhanger heeft, en hij is beboetbaar.

Draai je minder dan € 25.000 omzet per jaar en heb je je als vrijgestelde kleine onderneming laten registreren, dan reken je geen btw aan. Maar dan moet op je factuur staan dat de btw niet van toepassing is, met de verwijzing erbij:

*"Kleine onderneming, onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk — art. 56bis WBTW."*

Die vermelding is geen nette gewoonte maar een eis uit artikel 5 §1 van KB nr. 1 en artikel 53 §2 WBTW. Laat je hem weg, dan riskeer je een boete van de btw-administratie. Zet hem meteen in je offertesjabloon, dan staat hij er ook op de factuur.

De twee die het vaakst ontbreken

Dat zijn de laatste twee van de lijst hierboven, en het zijn uitgerekend de twee die het meeste doen.

De geldigheidsduur geeft je een natuurlijke reden om terug te komen. "Je offerte loopt vrijdag af, verleng ik hem?" is een vraag waar niemand zich aan stoort, en hij levert vaak alsnog een antwoord op. Zonder einddatum heb je alleen "heb je al beslist?", en dat legt de last bij hem.

De akkoordroute haalt de laatste drempel weg. Eén zin is genoeg: *"Akkoord? Mail dit document terug met 'akkoord' erbij, dan zetten we de start in de agenda."* Zonder die zin moet de klant zelf bedenken wat hij nu moet doen, en dat kost precies genoeg energie om het uit te stellen.

Waar de prijs staat

Niet helemaal achteraan. De lezer scrolt er toch als eerste heen, en als hij daarvoor door vier pagina's moet, leest hij de rest niet meer — hij is dan al bezig met het bedrag.

Werkbaar: een korte samenvatting bovenaan met wat je gaat doen en wat het kost, en daarna de uitwerking. Dan leest iemand die snel wil het eerste stuk, en iemand die het precies wil weten leest door.

Zet er ook bij waarom het bedrag is wat het is. Niet als verdediging maar als uitleg: wat zit erin, wat niet, en wat er gebeurt als het werk uitloopt. Een prijs zonder uitleg is alleen maar een getal om mee te vergelijken.

Hoe lang je hem geldig laat zijn

Twee tot vier weken past bij de meeste opdrachten in een kmo. Korter voelt als druk, langer haalt de reden weg om er iets mee te doen.

Kies een termijn die past bij hoe de klant beslist. Moet er een raad van bestuur overheen die eens per maand samenkomt, dan is twee weken onhandig — en dat hoor je alleen als je het vraagt vóór je de offerte maakt.

Wat je vastlegt bij het versturen

Op het moment dat de offerte eruit gaat: het bedrag, de geldigheidsdatum, en wanneer je terugbelt. Die drie, en een taak met een datum.

Daarmee is het stuk werk af. Wat er daarna gebeurt — en dat is waar de meeste omzet verdwijnt — staat in het stuk over opvolgen na de offerte.