Betalingstermijnen, en wat je doet als er niet betaald wordt

Zorg dat de factuur klopt

De meest voorkomende reden dat een factuur blijft liggen, is niet onwil. Het is dat hij ergens is blijven hangen: bij de verkeerde persoon, zonder inkoopnummer, of met een omschrijving die de boekhouding niet kan plaatsen.

Vraag bij grotere klanten vooraf hoe hun facturatie werkt. Naar welk adres, met welke referentie, en wie hem moet goedkeuren. Dat ene telefoontje voorkomt meer achterstand dan welke herinnering ook.

Factureer je aan een Belgisch bedrijf, dan moet die factuur sinds 1 januari 2026 via Peppol gaan en niet als pdf. Wat dat betekent staat in het stuk over e-facturatie — en het is ook de reden dat je de facturen zelf niet in Nermio maakt.

Waar je recht op hebt bij een zakelijke klant

Is de termijn verstreken, dan heb je van rechtswege en zonder aanmaning recht op twee dingen. Je hoeft daar niets voor aan te kondigen en niets voor te sturen — dat is anders dan in Nederland, waar je het wél eerst moet melden.

• Verwijlinterest over de periode dat er niet betaald is. Het tarief is de referentierentevoet van de Europese Centrale Bank plus acht procentpunten — dus een formule en geen vast percentage. Staat de referentierentevoet op 2,5%, dan is de verwijlinterest 10,5%.
• Een forfaitaire vergoeding van minstens € 40 voor je invorderingskosten, zonder dat je hoeft aan te tonen dat je die hebt gemaakt.

Dat "van rechtswege" betekent niet dat je het moet doen. Veel leveranciers noemen het recht in hun herinnering en zien er daarna van af — dat is een volkomen goed gebruik ervan, en het werkt beter dan dreigen met iets wat je toch niet int.

Bij een particuliere klant gelden andere regels

Hier wijkt België sterk af, en het Nederlandse stappenplan zou je in overtreding brengen. Sinds 1 september 2023 geldt Boek XIX van het Wetboek van Economisch Recht voor schulden van consumenten:

1. De eerste herinnering is gratis. Je mag er geen kosten voor aanrekenen.
2. Daarna loopt een wachttermijn van veertien kalenderdagen, die begint de dag na verzending bij een e-mail en de derde dag na verzending bij een brief. In die periode mag je géén kosten en géén interesten aanrekenen.
3. Pas na die veertien dagen kun je het overeengekomen schadebeding afdwingen. Betaalt de consument binnen de wachttermijn, dan is er niets verschuldigd bovenop de factuur.
4. En het schadebeding is geplafonneerd. Tot € 150 mag je hoogstens € 20 vragen; tussen € 150 en € 500 is het € 30 plus tien procent; daarboven € 65 plus vijf procent, met een plafond van € 2.000.

Praktisch gevolg: als je zowel aan bedrijven als aan particulieren factureert, heb je twee stappenplannen nodig. Hetzelfde sjabloon voor beide gebruiken levert bij een consument een herinnering op die niet mag.

Een stappenplan dat de relatie heel laat

Dit is de kern en die is in beide landen hetzelfde: de eerste stappen zijn geen invordering maar service. Wie meteen juridisch wordt, verliest een klant om een factuur die vaak gewoon was blijven liggen.

Voor een zakelijke klant:

1. Dag 1 na de vervaldag: bellen, niet mailen. Vriendelijk en feitelijk: "ik zie dat factuur 2026-114 nog openstaat, klopt er iets niet?" In de helft van de gevallen is er een praktische reden en is het binnen een week geregeld.
2. Dag 7: schriftelijke herinnering. Met het factuurnummer, het bedrag, een nieuwe datum, en de vermelding dat de verwijlinterest van rechtswege loopt.
3. Dag 14: aanmaning met een harde datum. Hier verandert de toon. Noem een concrete datum en wat er daarna gebeurt.
4. Daarna: invordering. Een advocaat, een gerechtsdeurwaarder of een incassobureau. Voor onbetwiste facturen tussen ondernemingen bestaat de IOS-procedure via een gerechtsdeurwaarder, die sneller en goedkoper is dan een rechtszaak. Bij alle drie geldt: je hebt je schriftelijke stappen nodig als bewijs.

Voor een particuliere klant schuift dat op: de gratis eerste herinnering, dan veertien dagen wachten zonder kosten, en pas daarna het schadebeding binnen de plafonds hierboven.

Leg het vast bij de klant

Elke herinnering, elk telefoontje en elke toezegging hoort in het dossier. Drie regels per keer, met de datum.

Dat heb je om twee redenen nodig. Praktisch: komt het tot invordering, dan moet je kunnen laten zien wat je hebt gedaan en wanneer — en bij een consument moet je kunnen aantonen dat de wachttermijn is verstreken. En bedrijfsmatig: na een jaar zie je welke klanten structureel te laat betalen, en dat is informatie die in je volgende offerte thuishoort.

Voorkomen is grotendeels afspreken

Drie dingen die het meeste schelen, en je regelt ze in de offerte en niet achteraf.

Zeg wanneer je factureert. Bij oplevering, in schijven, of vooraf. Een klant die dat vooraf weet, heeft zijn budget erop ingericht.

Vraag bij grotere opdrachten een voorschot. Dertig procent bij aanvang is in veel sectoren normaal en haalt het grootste risico weg.

Zet je betalingstermijn in je offerte én op je factuur — en niet alleen in je algemene voorwaarden, want daar leest niemand ze. Wat er verder in hoort staat in het stuk over een offerte maken.

Dit is uitleg, geen juridisch advies

Gaat het om een groot bedrag, om een klant die dreigt om te vallen, of om een betwisting over de opdracht zelf — leg het dan voor aan een advocaat. De termijnen en bedragen hierboven zijn de hoofdregels; de verwijlinterest beweegt mee met de referentierentevoet van de ECB, en er zijn uitzonderingen die per situatie verschillen.