Privacy en wetgeving
Mag je deze mail versturen?
In België mag je onpersoonlijke adressen van vennootschappen koud mailen, maar jan@ niet en een eenmanszaak ook niet. Waar die grens precies ligt.
Leestijd ongeveer 7 minuten
De hoofdregel
Reclame per e-mail mag in België alleen met voorafgaande, vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming van de geadresseerde. Dat staat in artikel XII.13 van het Wetboek van Economisch Recht.
Toestemming is pas toestemming als iemand er actief voor heeft gekozen. Een vooraf aangevinkt hokje telt niet. Een regel verstopt in je algemene voorwaarden telt niet. En toestemming die je krijgt doordat iemand iets anders wil — een download, een korting — telt alleen als hij óók begreep dat hij zich op je mailing abonneerde.
Daarop bestaan twee uitzonderingen, en de eerste is degene die zakelijke prospectie in België mogelijk maakt.
De uitzondering die zakelijk mailen toelaat, en haar grens
Het koninklijk besluit van 4 april 2003 laat reclame zonder voorafgaande toestemming toe bij rechtspersonen, als de elektronische contactgegevens die je gebruikt onpersoonlijk zijn — en als de producten die je aanbiedt voor die rechtspersoon bestemd zijn.
Twee voorwaarden dus, en ze moeten samen gelden. Wat dat in de praktijk betekent:
- `info@`, `contact@`, `sales@` van een bv, nv, vzw of cv: mag. Dat is een onpersoonlijk adres van een rechtspersoon.
- `jan@diezelfde-bv.be`: mag niet. Dat adres wijst een persoon aan, dus de uitzondering geldt er niet voor en je hebt toestemming nodig.
- Een eenmanszaak of zelfstandige: mag niet, ook niet op `info@`. Een eenmanszaak is geen rechtspersoon. Dit is de val die de meeste mensen missen, en in België is een groot deel van de ondernemingen precies dat.
- En het aanbod moet bij de onderneming passen. Een dienst die je net zo goed aan particulieren verkoopt, valt niet onder "bestemd voor de rechtspersoon".
Aan een e-mailadres zie je niet welke rechtsvorm erachter zit. Wil je het zeker weten, zoek het ondernemingsnummer op in de Kruispuntbank van Ondernemingen: daar staat of het een vennootschap is of een natuurlijke persoon.
De tweede uitzondering: je eigen klanten
Aan bestaande klanten mag je mailen over gelijkaardige eigen producten, ook zonder aanmelding. Drie voorwaarden horen daarbij, en ze gelden samen:
- Je hebt hun contactgegevens rechtstreeks gekregen bij de verkoop van een product of dienst. Een adres uit een gekochte lijst valt hier dus niet onder.
- Het gaat uitsluitend om gelijkaardige producten of diensten die je zelf levert. Een installateur mag zijn onderhoudscontract aanbieden, geen vakantiewoning.
- Je biedt een kosteloze en gemakkelijke manier om zich te verzetten — en dat moet al op het moment dat je het adres krijgt, niet alleen in de mail.
Wat er in elke mail moet staan
Dit geldt ook voor een mail die onder een uitzondering valt:
- Wie je bent. Je ondernemingsnaam en een adres waarop je bereikbaar bent. Geen no-reply zonder alternatief.
- Waarom hij dit krijgt. Eén zin is genoeg: "je ontvangt dit omdat je klant bij ons bent".
- Een afmeldlink die werkt. Eén klik, geen inlogscherm, geen vragenlijst, geen kosten.
- En dan ook echt stoppen. Een afmelding die niet wordt verwerkt is erger dan geen afmeldlink: je hebt dan een belofte gedaan en gebroken.
En bellen?
Bellen is in België losser geregeld dan mailen, maar niet vrij. Er bestaat een Robinsonlijst: wie daarop staat, wil geen ongevraagde commerciële telefoontjes, en die moet je respecteren.
Zoek je hier Nederlandse informatie over, let dan op: het Bel-me-niet-register bestaat in België niet — dat was Nederlands en het is daar inmiddels ook vervangen. Een Nederlands artikel over koude acquisitie gaat op dit punt dus over een lijst die voor jou niet geldt.
Hoe je een koud gesprek aanpakt staat in het stuk over koude acquisitie; dat gaat over gedrag en geldt in beide landen.
Wat er gebeurt als je het niet doet
De FOD Economie houdt toezicht en kan optreden. Dat is het formele risico, en voor de meeste kleine ondernemingen niet het grootste.
Het praktische risico is je mail zelf. Ontvangers die op "spam" drukken, beschadigen de reputatie van je verzendende domein, en dan komt op een gegeven moment ook je gewone zakelijke mail niet meer aan — je offertes, je facturen, je antwoorden op vragen. Dat merk je laat en het is lastig terug te draaien.
Een werkbare manier om het goed te doen
Houd per contact twee dingen bij: hoe je aan zijn adres komt en of hij zich heeft afgemeld. Twee velden, meer niet.
Dat lijkt administratie en het is je enige bewijs. Komt er ooit een klacht, dan is de vraag niet of je het goed bedoelde maar of je kunt laten zien waar de toestemming vandaan kwam — of, bij de uitzondering, dat het adres onpersoonlijk was en de onderneming een rechtspersoon.
En hanteer één regel die strenger is dan de wet en het makkelijkst te onthouden: stuur alleen iets waarvan je zou willen dat jij het kreeg. Wie dat volhoudt, loopt tegen geen van deze regels aan.
Dit is uitleg, geen juridisch advies
Geschreven door een softwareleverancier die er belang bij heeft dat je dit niet te ingewikkeld vindt. Ga je grote aantallen versturen, werk je met gekochte adressenlijsten, of twijfel je echt — lees het dan na bij de FOD Economie of leg het voor aan een advocaat.