Je klantenbestand opschonen

Begin bij dubbelingen

Dit is de grootste categorie en de makkelijkste winst. Dubbelingen ontstaan omdat iemand "Janssens bvba" intypte terwijl er al "Janssens BV" stond, of omdat dezelfde klant via twee kanalen binnenkwam.

Sorteer je bedrijvenlijst op naam en loop hem één keer door. De dubbelingen staan dan naast elkaar en zijn in een halfuur gevonden.

Voeg samen in plaats van weggooien: de geschiedenis van beide moet bij elkaar komen. Kan je systeem dat niet, zet dan de notities handmatig over vóór je er een weggooit — anders verlies je precies waar het om ging.

Twijfel je of twee namen hetzelfde bedrijf zijn: het ondernemingsnummer in de KBO is het antwoord. Eén nummer, één onderneming, ongeacht hoe iemand de naam heeft getypt.

Dan de mensen

Contactpersonen verouderen sneller dan ondernemingen. Mensen wisselen van baan, en bij een bedrijf dat je een jaar niet hebt gesproken is de kans aanzienlijk dat je contactpersoon er niet meer zit.

Je hoeft dat niet uit te zoeken. Markeer wat je niet zeker weet en controleer het op het moment dat je toch belt. Eén vraag — *"werk jij hier nog steeds aan?"* — is genoeg.

Wat je wél meteen doet: een contactpersoon waarvan je weet dat hij weg is, verwijderen of op inactief zetten. Een naam die er niet meer werkt en toch in je lijst staat, is de reden dat iemand ooit een offerte naar de verkeerde stuurt.

Tien jaar, en niet zeven

Hier zit het verschil met Nederlandse informatie over dit onderwerp, en het is een verschil van drie jaar.

Je administratie moet je in België tien jaar bewaren. Sinds de wet van 20 november 2022, met ingang van aanslagjaar 2023 — daarvoor was het zeven. De btw-wet rekent die tien jaar vanaf 1 januari van het jaar ná de uitreiking van het stuk: een factuur van maart 2026 blijft dus tot eind 2036 staan.

Twee uitzonderingen die bij een opschoonbeurt juist opvallen, want het zijn precies de stukken die oud lijken:

• Investeringen die je over meerdere jaren afschrijft: bewaren tot zeven jaar ná de laatste afschrijving. Een machine die je in tien jaar afschrijft, houd je dus zeventien jaar.
• Stukken over onroerend goed: vijftien jaar volgens het btw-wetboek.

Lees je hierover een Nederlands artikel, let dan op het getal. Daar is de fiscale bewaarplicht zeven jaar, en dat getal aanhouden betekent dat je stukken weggooit die je nog had moeten hebben.

En wat je juist níet langer mag houden

De andere kant, en die werkt precies omgekeerd. Onder de AVG bewaar je persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel. Er staat geen getal in de verordening; je bepaalt zelf een termijn en legt uit waarom die redelijk is.

Concreet: een prospect die drie jaar geleden nee zei en met wie je sindsdien geen contact had, heeft geen doel meer. Een klantdossier van iemand die vijf jaar geleden is weggegaan meestal ook niet.

Dus twee regimes naast elkaar: je facturen en boekhouding houd je tien jaar omdat het moet, en je gespreksnotities van een prospect die nooit klant werd gooi je eerder weg omdat er geen reden meer is om ze te houden. Meer hierover in het stuk over de AVG.

Praktisch gevolg: je systeem moet een klantdossier kunnen verwijderen zonder dat de facturen meegaan. Kan het dat niet, dan is dat een echt probleem en geen theoretisch.

De notities die je beter weghaalt

Loop bij het opschonen ook je notitievelden door. Daar staat vaak iets wat er niet hoort: een oordeel over een persoon, een aantekening over iemands gezondheid of privésituatie, of speculatie die je nooit hardop zou zeggen.

De toets: zou je het erbij zeggen als de klant meeleest? Hij heeft het recht om in te zien welke gegevens je van hem hebt, dus die kans is reëel.

Een opruiming van twee uur

Doe het in deze volgorde, dan ben je in één namiddag klaar:

1. Sorteer op naam en voeg dubbelingen samen; twijfelgevallen los je op met het ondernemingsnummer.
2. Markeer bedrijven waar je langer dan twee jaar niets mee hebt gehad.
3. Verwijder of deactiveer contactpersonen waarvan je weet dat ze weg zijn.
4. Loop de notities van die oude dossiers door en haal eruit wat er niet hoort.
5. Bepaal een bewaartermijn voor je gespreksgegevens, schrijf hem op, en ruim op wat erbuiten valt — en laat je administratie met rust, want die moet tien jaar blijven.

En daarna niet meer

Een jaarlijkse grote opruiming betekent dat je elf maanden met een vervuild bestand werkt. Beter is dat het vanzelf schoon blijft, en daar is één gewoonte genoeg voor: werk het dossier bij op het moment dat je iemand spreekt.

Dan corrigeer je een verkeerd telefoonnummer op het moment dat je merkt dat het niet klopt, in plaats van het te noteren voor later. Later komt er niet van, en dan sta je over een jaar weer twee uur te sorteren.